大多数采购周期缓慢并非因为供应商动作慢，而是因为最初的询价过于模糊，以至于每家供应商都带着疑问而非报价回来。以下是如何编写一份能在首次提交时就获得可比较报价的询价单。
描述结果，而非解决方案
供应商对风险进行定价。如果您的询价描述的是您已设计好的解决方案，那么您得到的报价是基于您的假设，而非他们最好的方法。请描述您所需的结果、真正固定的约束条件，以及您对哪些方面持开放态度。
一个好的开场白可以是：“我们需要12,000件模压包装，在6月30日前交付至鹿特丹，需食品级安全，艺术品由我方提供。” 这句话就告诉了供应商数量、目的地、截止日期、合规性以及他们责任的范围。
包含所有报价所需的五项内容
缺少其中任何一项是导致报价无法比较的最常见原因：
- 范围：包含什么，以及同样重要的是，不包含什么。
- 数量或工作量：单位、小时数、席位、地点——这些是影响价格的因素。
- 时间表：您何时需要，以及该日期是硬性规定还是可协商的。
- 预算范围：一个范围，而不是一个具体数字。这能为双方节省往返沟通时间。
- 决策流程：谁来决定，依据什么标准，以及何时决定。
分享预算范围——这不是弱点
采购方常隐藏预算，以避免价格被锚定向上。但实际上，不透露预算会导致报价完全在不同的量级上，您可能需要一周时间才能发现某供应商的最低合作成本是您预算上限的两倍。
一个范围（例如：“5,000–9,000欧元”）可以让供应商自行选择退出，或提出一个符合预算的缩小范围的方案。这两种结果都能为您节省时间。
询价三到五家供应商，而非十五家
少于三家则缺乏基准。超过五家，评估负担会比选项质量增长得更快，且回复率会下降，因为优秀的供应商能分辨出他们是否只是众多询价对象之一。
根据报价单上不会体现的事项进行初步筛选——品类匹配度、地理位置、资质认证、声明的响应时间及历史评价——然后将相同的询价发送给这份名单上的所有供应商，以便答案能够对齐比较。
将所有沟通保持在一个线程中
仅通过电子邮件发送给某家供应商而未告知其他供应商的澄清信息，会悄然使您的报价变得无法比较。请将每个问题、修订和附件都附在询价本身上，这样您以后就能准确重构每家供应商收到的问题和他们所做的承诺。
在Quotendra上，每个询价都会为每家供应商创建一个结构化的线程，其中包含报价、消息和已接受的条款，所有这些都记录在案。