معظم جولات التوريد البطيئة ليست بطيئة لأن الموردين بطيئون. إنها بطيئة لأن الطلب الأول كان غامضاً جداً بحيث لا يمكن تسعيره، لذلك يعود كل مورد بأسئلة بدلاً من الأرقام. إليك كيفية كتابة طلب يحصل على عروض أسعار قابلة للمقارنة من المرة الأولى.
صف النتيجة المرجوة، وليس الحل
يُسعّر الموردون المخاطر. إذا كان طلبك يصف حلاً قمت بتصميمه بالفعل، فإنك تحصل على عرض سعر لافتراضاتك بدلاً من أفضل نهج لديهم. صف النتيجة التي تحتاجها، والقيود الثابتة حقاً، وأين أنت منفتح على الاقتراحات.
جملة افتتاحية جيدة تبدو كالتالي: "نحتاج إلى 12,000 وحدة من عبوات مصبوبة يتم تسليمها إلى روتردام بحلول 30 يونيو، آمنة غذائياً، مع توفير الأعمال الفنية من قبلنا." هذه الجملة الواحدة تخبر المورد بالحجم والوجهة والموعد النهائي والامتثال ونطاق مسؤوليتهم.
اذكر الأشياء الخمسة التي يحتاجها كل عرض سعر
فقدان أي من هذه هو السبب الأكثر شيوعاً لعودة عروض الأسعار غير قابلة للمقارنة:
- النطاق: ما هو مشمول، والأهم من ذلك، ما هو غير مشمول.
- الحجم أو الجهد: الوحدات، الساعات، المقاعد، المواقع — الشيء الذي يغير السعر.
- الجدول الزمني: متى تحتاجه، وما إذا كان التاريخ ثابتاً أم قابلاً للتفاوض.
- نطاق الميزانية: نطاق، وليس رقماً. إنه يوفر على الطرفين ذهاباً وإياباً.
- عملية اتخاذ القرار: من يتخذ القرار، بناءً على أي معايير، وبحلول متى.
شارك نطاق الميزانية — إنه ليس ضعفاً
غالباً ما يخفي المشترون الميزانية لتجنب تثبيت السعر صعوداً. عملياً، حجبها ينتج عروض أسعار مبنية على مقياس مختلف تماماً، وتقضي أسبوعاً في اكتشاف أن الحد الأدنى لالتزام المورد هو ضعف سقفك.
نطاق ("5,000-9,000 يورو") يسمح للموردين بالانسحاب ذاتياً أو اقتراح نطاق عمل مخفض يناسبهم. كلتا النتيجتين توفران لك الوقت.
اسأل ثلاثة إلى خمسة موردين، وليس خمسة عشر
أقل من ثلاثة ليس لديك معيار للمقارنة. أكثر من خمسة، يزداد عبء التقييم أسرع من جودة الخيارات، وتنخفض معدلات الاستجابة لأن الموردين الجيدين يمكنهم معرفة متى يكونون واحداً من بين الكثيرين.
قم بتصفية القائمة بناءً على الأشياء التي لن يخبرك بها عرض السعر — ملاءمة الفئة، الموقع، الشهادات، وقت الاستجابة المعلن وتاريخ المراجعة — ثم أرسل نفس الطلب إلى الجميع في تلك القائمة بحيث تتطابق الإجابات.
حافظ على المحادثة بأكملها في سلسلة واحدة
التوضيحات المرسلة عبر البريد الإلكتروني إلى مورد واحد وليس الآخرين تجعل عروض أسعارك غير قابلة للمقارنة بصمت. احتفظ بكل سؤال ومراجعة ومرفق مرفقاً بالطلب نفسه، حتى تتمكن من إعادة بناء ما طُلب بالضبط من كل مورد وما وعد به لاحقاً.
على Quotendra، ينشئ كل طلب سلسلة منظمة واحدة لكل مورد، مع تسجيل عرض السعر والرسائل والشروط المقبولة كلها مقابلها.
أدلة المشتري
أدلة موجزة ومُختبرة ميدانيًا لفرق المشتريات: كيفية كتابة طلب يمكن للموردين تسعيره بدقة، وكيفية مقارنة عروض الأسعار الواردة.